Finances - Comptabilité des fabriques

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COMPTABILITE DES FABRIQUES

Corrections des encodages. CONSEILS.

Certains trésoriers rechignent à effectuer la correction d’un encodage, trouvant le procédure complexe.

Pour répondre à leurs attentes, je leur suggère une méthode de travail qui peut faciliter grandement l’exécution de ce travail.

I - Chronologie pour les encodages différés des factures et des extraits :

a) Introduire à l’encodage un libellé simple, clair et précis de la dépense. Ne pas indiquer « électricité » ou SWDE mais le mois et le nom en supplément pour les salaires (Utiliser « copier-coller » pour la rapidité). Pour les fournisseurs dont les montants identiques sont mensuels, reprendre les 4 derniers chiffres de la communication pour un raccrochage correct s’il y a un grand nombre d’encodage.

b) Après l’encodage des factures, tirer le grand livre et vérifier s’il y a des corrections de libellés ou d’articles à effectuer.

Pour la correction d’une facture, rechercher le document au moyen du numéro d’encodage (et pas avec le numéro de mandat). Cliquer sur le petit « V » en jaune et vous faites apparaitre tout l’encodage que vous pouvez corriger facilement et approuver par le signe « building »

c) Encoder les extraits tels qu’ils se présentent en indiquant à côté du numéro d’extrait le nom du fournisseur ainsi que les 4 derniers chiffres de la communication pour les fournisseurs dont le montant mensuel est identique. N.B. les extraits peuvent être encodés à n’importe quel moment (même avant l’encodage des factures)

A la fermeture de l’encodage des extraits, vérifier si des corrections de libellés doivent avoir lieu car les encodages apparaissent automatiquement, il suffit simplement de placer le curseur sur la ligne de l’extrait. Si vous appuyez sur clic droit, vous pouvez modifier le libellé.

d) Affecter chaque ligne des extraits.

II – Pour les encodages directs à partir des extraits :

a) Après l’encodage des extraits, tirer le grand livre et vérifier s’il y a des corrections de libellés ou d’article à effectuer.

b) Pour la correction, se placer sur la ligne d’affectation de l’extrait, ATTENTION, rechercher la facture ou prendre toutes les données de la facture car ces dernières disparaitront si vous cliquez deux fois pour désaffecter la ligne.

c) Se placer à nouveau sur la ligne de l’extrait et cliquer sur « affecter » puis encoder toutes les données de la facture par « Dépense directe »

Remarques :

a) Dans l’encodage direct, beaucoup de trésorier confondent la date de l’extrait et la date de facture. La date de la facture est une chose, la date de l’extrait en est une autre et la date d’encodage en est encore une troisième. La date de l’encodage qui a n’a aucune utilité apparaît spontanément et doit être corrigée par la date de l’extrait.

b) Dans l’encodage direct, les corrections ou recherches de documents sont pénibles car les numéros d’encodages sont parfois inexistants ou erronés sur le document vu qu’ils n’apparaissent pas directement à l’encodage et doivent être recherchés obligatoirement.

c) Les lignes des extraits ne sont pas le reflet exact de celui-ci car certaines dépenses sont éclatées (Salaires, Evêché, articles divers sur un seul document). Le journal des extraits lui aussi n’est pas identique aux extraits. Est-ce normal ?

III. Encodage par la fonction « Mandats salaires »

a) Cette méthode fait coïncider parfaitement les articles d’un état des salaires ou dépenses multiples sur un document et tout aussi exactement le montant du paiement net sur l’extrait d’où la facilité pour le contrôle et les recherches.

Faire apparaître le mandat et les numéros de justificatifs par « l’ascenseur » et la recette dans le pavé « Recette » pour obtenir le numéro de l’encodage.

b) Après encodage des « Mandats salaires », tirer le grand livre et vérifier s’il y a des corrections de libellés ou d’articles à effectuer.

c) Cette méthode d’encodage si elle est parfaite sur le plan comptable présente un inconvénient identique à la correction d’un encodage direct car il faut annuler le mandat (qui annule automatiquement la dépense et la recette) et il faut (ré)encoder le tout à nouveau.

Remarque générale :

Si un extrait a été affectée par une dépense, il y a lieu de désaffecter la dépense avant de pouvoir corriger celle-ci.

Lors de la désaffectation,

a) Dans le cas d’un encodage direct par les extraits, l’encodage de la dépense disparaît complètement et il faut encoder à nouveau toute la facture.

b) Dans l’encodage indirect, elle ne disparaît pas et la correction est aisée.

c) Quelques cas spéciaux peuvent survenir. Soit vous pouvez cliquer deux fois sur le pavé F6, soit vous contacter un membre du Service comptabilité du GeFEN.

Bien à votre service

Jean-Pierre Guisset

Service comptabilité du GeFEN